Conditions générales d'utilisation
Version 2026-09 — en vigueur depuis le 28/09/2026
Article 1. Objet
Les présentes conditions régissent l'utilisation de l'espace en ligne VirtualBox, accessible à l'adresse domiciliation.espacepme.fr, mis à disposition par ALYNEIA ENTREPRISE SERVICES (ESPACE PME) (ci-après « nous ») au bénéfice de ses clients domiciliés et des personnes qu'ils habilitent (ci-après « l'Utilisateur »).
Elles complètent le contrat de domiciliation et les conditions générales de vente, qui régissent les prestations elles-mêmes. En cas de contradiction, le contrat de domiciliation signé prévaut.
Article 2. Acceptation
L'utilisation de l'espace suppose l'acceptation des présentes conditions, recueillie lors de la souscription et conservée avec sa date et son numéro de version. Toute nouvelle version est portée à la connaissance de l'Utilisateur au moins un mois avant son entrée en vigueur ; l'usage de l'espace après cette date en vaut acceptation.
Article 3. Accès à l'espace et sécurité du compte
L'accès s'effectue par une adresse de courriel et un mot de passe personnels. Nous proposons une double authentification, dont l'activation est vivement recommandée et peut être rendue obligatoire pour les comptes disposant de droits étendus.
L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute action accomplie depuis son compte. Il nous informe sans délai de toute utilisation dont il soupçonne qu'elle n'est pas la sienne ; nous pouvons alors suspendre l'accès à titre conservatoire.
Le client peut habiliter des comptes secondaires et des mandataires (expert-comptable, avocat, tiers de confiance) et définir l'étendue de leur accès. Il demeure responsable des accès qu'il accorde et de leur retrait en temps utile.
Article 4. Disponibilité et maintenance
Nous nous engageons à mettre en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité de l'espace, sans garantir un fonctionnement ininterrompu. L'accès peut être suspendu pour maintenance, de préférence en dehors des heures ouvrées, ou pour un motif de sécurité.
L'indisponibilité de l'espace n'affecte pas la réception ni la conservation du courrier : le courrier continue d'être reçu, et les délais de conservation courent à compter de sa numérisation.
Article 5. Courrier reçu, numérisation et secret des correspondances
Le courrier reçu à l'adresse de domiciliation est ouvert, numérisé et mis à disposition dans l'espace client. Cette ouverture est effectuée en vertu du mandat exprès que le client nous donne à cette fin dans le contrat de domiciliation ; à défaut d'un tel mandat, aucun pli n'est ouvert et la numérisation se limite à son enveloppe.
Le client peut à tout moment, depuis son espace ou par écrit, exclure un expéditeur ou une catégorie de plis de la numérisation, demander la conservation d'un pli sans ouverture, ou révoquer ce mandat pour l'avenir.
Publicité et imprimés. Les prospectus et imprimés publicitaires reçus à l'adresse de domiciliation sont, par défaut, numérisés et mis à disposition comme le reste du courrier. Le titulaire du dossier peut, depuis son espace client, nous autoriser à les détruire sans les lui remettre : chaque pli ainsi détruit reste consigné à son dossier, aucune copie n'en est conservée, et le choix ne vaut que pour les plis à venir. Il est révocable à tout moment. Aucune autre catégorie de courrier ne peut être détruite sur ce fondement.
Les personnes qui accèdent aux courriers pour les besoins du service sont tenues à une obligation de confidentialité. Les accès aux pièces et aux courriers sont journalisés.
Article 6. Notifications et valeur des échanges
Les notifications que nous adressons par courriel et, le cas échéant, par SMS, aux coordonnées renseignées dans l'espace, valent information de l'Utilisateur. Celui-ci s'engage à maintenir ces coordonnées exactes et à relever ses messages, notamment pour les avis précédant la destruction d'un pli (J-15, J-7, J-2).
Les messages échangés depuis l'espace client sont conservés dans le fil de la conversation et sont opposables aux Parties.
Article 7. Preuve
Les journaux de connexion et d'action tenus par l'application — date et heure, compte à l'origine de l'action, ressource concernée — font foi entre les Parties, sauf preuve contraire, s'agissant des consultations, dépôts, demandes et accusés de réception réalisés depuis l'espace.
Les documents signés dans l'espace le sont au moyen d'un procédé de signature électronique fourni par un prestataire tiers. Conformément à l'article 1367 du Code civil et au règlement (UE) n° 910/2014, cette signature est admise entre les Parties comme équivalente à une signature manuscrite.
Article 8. Usages interdits
L'Utilisateur s'interdit notamment :
- de porter atteinte au fonctionnement ou à la sécurité de l'espace, d'y introduire un code malveillant, ou d'en explorer les failles sans autorisation écrite ;
- d'accéder à des données qui ne le concernent pas, ou de contourner les droits attachés à son compte ;
- d'extraire automatiquement le contenu de l'espace en dehors des fonctions d'export mises à sa disposition ;
- d'utiliser l'adresse de domiciliation ou l'espace pour une activité illicite, notamment de dissimulation d'identité ou de blanchiment ;
- de déposer des pièces dont il n'a pas le droit de disposer.
Article 9. Suspension et fermeture de l'accès
L'accès à l'espace peut être suspendu en cas de manquement aux présentes conditions, de défaut de paiement dans les conditions prévues aux conditions générales de vente, ou de défaut de fourniture des justificatifs légalement exigés. La suspension de l'accès ne suspend pas la réception du courrier, qui continue d'être reçu et conservé.
À la cessation du contrat de domiciliation, l'accès reste ouvert en lecture pendant un mois afin de permettre au client de récupérer ses documents, puis il est fermé. Les données sont ensuite conservées dans les conditions de l'article 11.
Article 10. Propriété intellectuelle
L'espace, ses développements et ses gabarits de documents demeurent notre propriété. L'Utilisateur bénéficie d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée du contrat et pour les besoins de celui-ci. Les documents et données propres au client lui appartiennent.
Article 11. Données à caractère personnel
Nous traitons, en qualité de responsable de traitement, les données nécessaires à l'exécution du contrat et au respect de nos obligations légales.
| Finalité | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Gestion du contrat, du courrier et de l'espace client | Exécution du contrat | Durée du contrat, puis 5 ans |
| Vérification d'identité et de domicile, vigilance anti-blanchiment | Obligation légale (art. R. 123-167 C. com. ; art. L. 561-2, 6° CMF) | 5 ans à compter de la fin de la relation d'affaires |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale | 10 ans |
| Sécurité : journaux de connexion et d'action | Intérêt légitime | 12 mois |
| Notifications par courriel et SMS liées au service | Exécution du contrat | Durée du contrat |
Les catégories de données traitées sont : identité et coordonnées du client et de ses représentants, pièces d'identité et justificatifs de domicile, données relatives à l'entreprise, données de facturation et de paiement (nous ne conservons aucune coordonnée bancaire complète), courriers reçus et échanges avec nos services, données de connexion.
Les données sont communiquées à nos sous-traitants et destinataires suivants, pour les seules finalités indiquées :
| Destinataire | Rôle | Lieu |
|---|---|---|
| IONOS SARL | Hébergement du portail et des pièces déposées | France |
| GoCardless SAS | Mandats et prélèvements SEPA | France — groupe britannique |
| Stripe Payments Europe Ltd | Paiements par carte bancaire | Irlande |
| Yousign SAS | Signature électronique des contrats | France |
| Axonaut SAS | Facturation et comptabilité | France |
| SMSAPI (ZenBox sp. z o.o.) | Envoi des SMS de notification | Pologne |
| Microsoft Ireland Operations Ltd | Messagerie électronique | Union européenne |
Elles sont également communiquées, lorsque la loi l'exige, au greffe du tribunal de commerce, à l'administration fiscale et aux autorités compétentes en matière de lutte contre le blanchiment. Aucune donnée n'est cédée ni louée à des fins commerciales.
L'Utilisateur dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et à la portabilité, dans les limites des obligations légales de conservation qui nous incombent. Ces droits s'exercent auprès de contact@espacepme.fr. Une réclamation peut être adressée à la CNIL.
Article 12. Sécurité
Les échanges avec l'espace sont chiffrés en transit. Les accès sont nominatifs et journalisés, les droits sont attribués par rôle, et les pièces déposées ne sont accessibles qu'aux personnes habilitées. L'Utilisateur contribue à cette sécurité par le choix d'un mot de passe robuste et l'activation de la double authentification.
Article 13. Modification des conditions
Nous pouvons modifier les présentes conditions, notamment pour tenir compte d'une évolution légale ou d'une nouvelle fonction de l'espace. La version en vigueur est toujours celle publiée sur cette page ; les versions antérieures sont conservées et communiquées sur demande.
Article 14. Droit applicable et juridiction
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de différend, les Parties s'efforceront de trouver une solution amiable ; à défaut, le litige sera porté devant le tribunal de commerce de Meaux, dans le ressort duquel est situé l'établissement de domiciliation.
Voir aussi : conditions générales de vente · mentions légales